Personvernerklæring for DMT AS

Denne personvernerklæringen ble publisert 15. juni 2018.

Innledning

DMT AS behandler personopplysninger når du besøker våre nettsider, melder deg på kurs hos oss eller på annen måte er i kontakt med oss.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn personopplysninger og hva vi bruker dem til. Den inneholder også informasjon om hvordan vi sikrer personopplysningene, hvem vi deler dem med og hvilke rettigheter du har.

Våre rutiner og internkontroll for behandling av personopplysninger tilfredsstiller det til enhver tid gjeldende regelverk for personvern.

Definisjoner

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte, som blant annet navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og IP-adresse.

Behandling av personopplysninger er enhver innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer hva personopplysninger skal brukes til, og som påser at behandlingen skjer i henhold til gjeldende regler. DMT AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler i forbindelse med din bruk av våre nettsider, produkter og tjenester, eller når du er i kontakt med oss på annen måte.

Samarbeidspartnere er leverandører vi benytter for å yte våre tjenester. Dette kan være en databehandler, som behandler personopplysninger på vegne av DMT AS, deriblant skytjenesteleverandører og leverandører av teknisk support.

Samtykke er et frivillig, spesifikt og informert samtykke fra deg til behandling av personopplysninger.

Grunnlag for vår behandling av personopplysninger

DMT AS behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke fra deg. Ditt samtykke til behandling av personopplysninger er nødvendig for bruk av våre produkter og tjenester. Samtykket omfatter ikke behandling av personopplysninger utover de formål som fremgår av samtykket og denne personvernerklæringen. Dersom registrerte personopplysninger skal benyttes for andre formål enn det som dekkes av samtykket, vil du bli kontaktet.

Vi behandler også personopplysninger uten at det er gitt samtykke i den grad dette er nødvendig for å oppfylle en avtale eller forpliktelse overfor deg.

Vi har personlige data liggende lagret hos oss for ansatte, tidligere ansatte, jobbsøkere, kontaktpersoner hos leverandører, bransjeforeninger, bedriftskunder, privatkunder, aksjonærer og styremedlemmer. Tilgangen våre ansatte har til disse opplysningene er kontrollert via hvilke arbeidsoppgaver de har.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kort om hva vi lagrer

Opplysninger du selv gir (disse dataene er koblet til deg som bruker)

  • Når du melder deg på kurs (navn, e-post, telefon, fakturaadresse etc.).
  • Når du fyller ut evalueringsskjema etter kurs.
  • Når du samhandler med oss personlig, gjennom korrespondanse, via telefon, i sosiale medier eller via websidene våre.
  • Når vi samler inn personopplysninger fra andre legitime kilder, som tredjeparts datainnsamlere, offentlige kilder eller sosiale nettverk. Vi bruker bare disse dataene hvis du har gitt kildene samtykke til at de kan dele personopplysningene dine med andre.
  • Vi kan samle inn personopplysninger hvis de anses å være av berettiget interesse, og hvis denne interessen ikke overstiges av dine personverninteresser. Før dataene samles inn, foretar vi en vurdering for å forsikre oss om at det er etablert en gjensidig interesse mellom deg og DMT AS.

Opplysninger vi samler inn om din bruk av dmt.no (dataene er ikke personlig identifiserbare)

  • Hvilken teknologi du bruker, om du bruker PC, nettbrett eller mobil, type nettleser, nettverksoperatør, skjermoppløsning og lignende.
  • Hva du gjør på nettsiden, hvilke sider du besøker, hvordan du navigerer og lignende.
  • Hvor du er, din geografiske posisjon basert på din IP-adresse.

DMT AS behandler opplysninger som du selv gir oss og opplysninger om din bruk av våre tjenester og produkter. Vi behandler ikke opplysninger fra tredjeparter.

Det er frivillig å gi informasjonen til oss, men bruk av våre produkter og tjenester forutsetter at du gir den til oss.

Opplysninger som samles inn gjennom bruk av våre tjenester og produkter: Vi registrerer informasjon om hvilke tjenester og produkter du bruker, som hvilke kurs du melder deg på. Hvilke kurs du har gjennomført lagres og gjør det mulig for deg å laste ned blant annet diplom og kursbevis for gjennomførte kurs.

Hva bruker vi opplysningene til?

Vi bruker personopplysninger til følgende formål:

  • Gi tilgang til våre produkter og tjenester og levere disse som avtalt med deg.
  • Formidling av relevant informasjon om de produkter og tjenester du benytter.
  • Utsendelse av nyhetsbrev og annet markedsføringsmateriell.
  • Generering av loggrapporter, statistikk og algoritmer relatert til bruken av våre produkter og tjenester, til bruk for endringer og forbedringer i disse.
  • Hindre og begrense misbruk av våre produkter og tjenester.

Du kan reservere deg mot å motta nyhetsbrev og annet markedsføringsmateriell ved å melde deg av gjennom link du finner i disse. Slik reservasjon vil ikke påvirke vår øvrige behandling av personopplysninger.

Vår hjemmel for å samle inn personopplysninger

Innsamling av personopplysninger basert på samtykke

Vi samler inn samtykkebaserte personopplysninger ved hjelp av samtykkeskjemaer som lagrer dokumentasjonen knyttet til samtykket som gis av den enkelte. Individuelle samtykker vil alltid bli lagret og dokumentert i systemene våre.

Innsamling av personopplysninger basert på kontrakter

Vi bruker personopplysninger til å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter og avtaler med kunder, samarbeidspartnere og leverandører.

Innsamling av personopplysninger basert på berettiget interesse

Vi kan bruke personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretas det vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom DMT AS og enkeltpersonen. Denne hjemmelen er primært knyttet til salgs- og markedsføringsformålene våre. Vi informerer alltid enkeltpersoner om hvilke personvernrettigheter de har, og om formålet med å samle inn personopplysninger.

Hvilken type personopplysninger samles inn?

Vi samler inn navn, telefonnummer, stilling og e-postadresse i tillegg til navnet på og kontaktinformasjonen til selskapet du jobber for. Vi kan også samle inn tilbakemeldinger, kommentarer og spørsmål som vi har mottatt fra deg i servicerelatert kommunikasjon og aktiviteter, som møter, telefonsamtaler, dokumenter og e-post. Fra websidene våre kan vi samle inn IP-adresser og handlinger utført på siden.

Hvis du søker på en jobb hos DMT AS, samler vi inn opplysningene du gir under søknadsprosessen.

DMT AS samler ikke inn og behandler ikke spesielle kategorier med personopplysninger, som unike identifikatorer og sensitive personopplysninger.

Formål med personopplysningene

Vi benytter personopplysningene til disse formålene:

  • Kundeadministrasjon, fakturering og levering av tjenester
  • Leverandøradministrasjon, mottak av varer
  • Kundeoppfølging
  • Markedsføring

Rettigheter til egne personopplysninger

Du har følgende rettigheter til personopplysningene dine:

  • Rett til å be om en kopi av personopplysningene som DMT AS har om deg.
  • Rett til å be DMT AS korrigere personopplysningene hvis de er unøyaktige eller utdaterte.
  • Hvis du er kunde og har registrert en profil i kontrollpanelet for webhotell, e-post og domener, kan du oppdatere brukerprofilen ved å logge på Kontrollpanel og velge «Rediger profil».
  • Rett til å be om at personopplysningene slettes når det ikke lenger er nødvendig for DMT AS å oppbevare slike data.
  • Rett til når som helst å trekke tilbake et samtykke til at vi kan behandle personopplysningene dine. Sett at du for eksempel har samtykket til å motta digital markedsføringskommunikasjon:
  • Hvis du ønsker å trekke tilbake dette samtykket, kan du bruke koblingen til å administrere abonnementene som inngår i kommunikasjonen. Merk at du fortsatt kan motta systemmeldinger og administrativ kommunikasjon, som ordrebekreftelser, systemmeldinger og varslinger om kontoaktivitetene dine, fra DMT AS.
  • Rett til å be om at DMT AS gir deg personopplysningene dine og om mulig videresender disse opplysningene direkte (i et overførbart format) til en annen dataansvarlig når behandlingen er samtykke- eller kontrakts basert.
  • Rett til å be om at ytterligere databehandling begrenses dersom det har oppstått en tvist om nøyaktigheten eller behandlingen av personopplysningene dine.
  • Rett til å motsette deg behandlingen av personopplysninger dersom databehandlingen er basert på berettiget interesse og/eller direkte markedsføring.

Alle spørsmål om personvernrettigheter skal sendes til personvern@dmt.no

Deling av personopplysninger med andre

Vi verken deler, selger, leier eller utveksler opplysningene dine med tredjeparter uten ditt samtykke, med unntak av det som beskrives nedenfor.

Leie av serverplass, e-post og domener:

SYSE AS er vår driftsleverandør for dmt.no og våre kunders tjenester for webhotell, e-post og domener med tilhørende tjenester.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun DMT AS og SYSE AS som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom DMT AS og SYSE AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Databehandleravtalen til SYSE AS

Underleverandører

DMT AS benytter disse systemene og underleverandører

PowerOffice
Vårt økonomisystem inkl. regnskap, faktura, timeregistrering, reiseregninger og lønn. Personopplysninger i forbindelse med utsending av tilbud og faktura lagres i PowerOffice. Informasjon lagres i skyen.
Se databehandleravtale (PowerOffice)

SuperOffice
Vårt CRM system som samler informasjon om kunderettet prosesser (salg, markedsføring og kundeservice). Personopplysninger lagres som telefonlogg/samtaler, aktiviteter, dokumenter, e-poster og markedskampanjer. Informasjon lagres i skyen.
Se databehandleravtale (SuperOffice)

Office365
Microsoft for Office365 for kontorstøtte verktøy, samt e-poster om ansatte og kommunikasjon via e-post med kunder. Lagres i skyen i Europa i Office365 hos Microsoft.
Se personvernerklæring (Microsoft)

Phonero
Phonero håndterer og registrerer informasjon om alle innkommende samtaler til bedriftens telefonnummer(e). Phonero har konsesjon fra Datatilsynet til å lagre og behandle data som registreres, behandler dataene i henhold til krav fastsatt i lov eller av offentlig myndighet, og er behandlingsansvarlig hva gjelder behandlingen av Kundens personopplysninger.
Se databehandleravtale (Phonero)

Teamwork
Teamwork håndterer og registrerer informasjon om alle supporthenvendelser fra vår nettside og publisering av innhold til vårt kunnskapssenter. E-post som sendes til support@dmt.no blir automatisk lagres i supportsystem. Vi benytter også Teamwork for større prosjekter, for å administrere oppgaver og forenkle kommunikasjonsflyt mellom involverte parter. Teamwork kan også benyttes til å lagre sensitive opplysninger slik som tilganger til servere og tjenester for spesifikke prosjekter. All kommunikasjon er kryptert og tilgang gis kun av DMT AS med passord på min. 12 tegn. Informasjon lagres i skyen, og data lagres i EU.
Se personvernerklæring (Teamwork)

LiveChat
Ved bruk av chat lagres automatisk informasjon om IP-adresse og nettleser-versjon. Øvrige personopplysninger oppgis på frivillig basis, og du kan bruke tjenesten anonymt. Informasjon lagres i skyen.
Last ned databehandleravtale (LiveChat)

MailChimp
Når du besøker siden «Gratis markedsføringstips», kan du melde deg på vårt nyhetsbrev. Vi samler inn navn og e-postadresse, og du kan selv velge hvilke emner du ønsker å motta informasjon om. Tjenesten leveres av MailChimp og du kan når som helst melde deg av eller endre dine personopplysninger. Informasjon lagres i skyen
Se personvernerklæring (MailChimp)

Imageshop
Screentek behandler våre bilder og mediafiler som publiseres i mediebank løsning. Imageshop benyttes internt for lagring og organisering av bilder, og noen av våre kunder benytter denne løsningen av oss som en frittstående løsning. Tjenesten leveres av Screentek AS. Egne personvernerklæring gjelder bruk av Imageshop.
Last ned databehandleravtale (Screentek)

 

Hvis lovpålagt:

Vi offentliggjør personopplysningene dine dersom det er pålagt ved lov, eller dersom vi som selskap med rimelighet mener at denne offentliggjøringen er nødvendig for å beskytte selskapets rettigheter og/eller for å overholde krav i forbindelse med en rettssak eller rettskjennelse. Vi vil imidlertid gjøre det vi kan for å sikre at personvernrettighetene fortsatt beskyttes.

Hvis underleverandøren behandler personopplysninger utenfor EU/EØS-området, må slik behandling være i samsvar med rammeverket EU-US Privacy Shield, EUs standardkontraktsvilkår for overføring til tredjeland eller et annet spesifikt fastsatt rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger til et tredjeland.

Dersom det pålagt ved lov eller det er mistanke om at det er begått lovbrudd i forbindelse med bruk av våre tjenester, vil informasjonen vi har lagret om deg kunne utleveres til offentlige myndigheter.

Hvis vi inngår avtale med en ny underleverandør eller bytter ut en underleverandør som er knyttet til webhotell tjenesten vår, vil kundene bli varslet i tråd med tjenestevilkårene.

Sikkerhet

Behandling er delegert til våre ansatte ved tjenstlig behov, blant annet i forbindelse med brukerstøtte, oppgradering og endringer av våre produkter og tjenester, generering av loggdata og statistikk og administrering av personopplysninger.

DMT AS har rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine, og at behandling av opplysningene skjer i henhold til gjeldende regler. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og egne prosedyrer for å ivareta sikkerhet og rutiner.

Dersom det forekommer brudd på personopplysningssikkerheten, og det er sannsynlig at dette bruddet medfører høy risiko for dine rettigheter eller friheter, skal DMT AS underrette Datatilsynet innen 72 timer. Vi vil også varsle deg om bruddet uten ugrunnet opphold.

Administrering og sletting av personopplysninger

Du har rett til innsyn i de personopplysningene vi har registrert om deg. Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager en feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan bli rettet. Du kan også kontakte oss dersom du ønsker at opplysninger skal slettes. Dersom du har gitt samtykke til vår behandling av personopplysninger, kan du når som helst trekke dette helt eller delvis tilbake. De personopplysningene vi har om deg, vil da bli slettet helt eller delvis innen 1 uke fra vi mottar melding om sletting fra deg. Informasjonen vil da kunne ligge i vårt backupsystem i inntil en måned, men vil i denne perioden ikke bli brukt til noe formål. Videre har du rett til å motsette deg vår behandling av opplysningene og rett til å få utlevert eller overført personopplysningene i et maskinlesbart format (dataportabilitet).

Du kan når som helst henvende deg skriftlig til oss for å få avklart hvilke opplysninger som vi har liggende. Du kan be om at vi sletter all unødvendig informasjon i våre systemer. Vi kan ikke slette den typen informasjon vi har liggende om deg, der det er ett krav fra det offentlige om at disse opplysningene må være tilgjengelige. Eksempler på dette er hvis skattemyndighetene gjennomfører regnskapskontroller hos oss der det etterspørres hvilke transaksjoner som har gått mellom deg og oss.

Hvis du ønsker informasjon om hvilke opplysninger vi har registrert om deg, eller ønsker å gjøre gjeldende øvrige rettigheter, kan du kontakte oss gjennom nedenstående kontaktinformasjon.

Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysninger. Informasjon om fremgangsmåten her

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Vi lagrer innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Samtidig vurderer vi behovet for å svare på forespørsler fra deg eller løse mulige problemer, overholde lovfestede krav under gjeldende lovgivning og behandle lovfestede krav/klager. I tillegg tar vi beskyttelsesformål i betraktning.

Dette betyr at vi kan oppbevare personopplysningene dine i en rimelig periode etter din siste samhandling med oss. Når personopplysningene som vi har samlet inn, ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måte. Vi kan behandle opplysningene for statistiske formål, men i slike tilfeller vil opplysningene bli anonymisert.

Dersom du har deltatt på kurs hos oss, vil vi lagre opplysninger om navn, e-postadresse og postadresse i 15 år. Formålet med dette er at du kan få kopi av kursbevis og annen dokumentasjon i ettertid. Dersom du ikke ønsker at vi sparer på disse opplysningene etter at du har deltatt på kurs hos oss, kan du gi oss beskjed om dette. Vi vil da slette dine personopplysninger, kurshistorikk, kursbevis og diplomer.

Etter at dine personopplysninger er slettet hos oss, vil det ikke være mulig å gjenopprette informasjonen. Informasjon om din bruk av våre produkter og tjenester, så som brukerdata innhentet for statistiske formål, vil bli beholdt hos oss, men vil ikke lenger kunne bli knyttet til deg som person.

Informasjonskaplser («cookies») og pikseltags

Vi bruker informasjonskapsler for å loggføre bruken av våre nettsider. Formålet med dette er å føre statistikk og skape grunnlag for å forbedre nettsidene. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil kunne medføre at du ikke får tilgang til våre produkter og tjenester. Du finner mer informasjon om vår bruk av informasjonskapsler

Pikseltags er små grafikker med en unik identifikator, og har samme funksjon som informasjonskapsler. Pikseltags samler inn informasjon på samme måte som en informasjonskapsel.

Adresselister

For produksjoner av trykksaker som krever trykk av mottaker adresse direkte på publikasjonen, vil vi sende elektronisk adresselister til trykkeriet. DMT AS har signert databehandleravtale med trykkerier for dette formålet.

E-post og telefon

DMT AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling kan arkiveres.

DMTs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger eller tilgang til systemer skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

De ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Endringer

Denne personvernerklæringen er i samsvar med DMTs til enhver tid gjeldende internkontroll for personvern. Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer. Ved vesentlige endringer vil vi informere særskilt i de produkter og tjenester som berøres.

Retten til å registrere en klage hos en tilsynsmyndighet

Hvis du er misfornøyd med måten personopplysningene dine er behandlet på, kan du i første omgang kontakte personvern@dmt.no

Hvis du fortsatt er misfornøyd, har du rett til å henvende deg direkte til de nasjonale tilsynsmyndighetene for å få en avgjørelse. Tilsynsmyndighetene kan kontaktes på www.datatilsynet.no

Kilder

Cookie Policy
Tjenesteavtale
Databehandleravtale

Kontaktinformasjon

Daglig leder: Rune Eng
Adresse: DMT AS, Steia 14, 2560 Alvdal
Telefon 62 48 97 08
personvern@dmt.no